접수 및 정보 서기

접수 담당자는 일반적으로 다음을 수행합니다:

• 전화 받기, 메시지 받기, 전화 착신 전환
• 약속 예약 및 확인, 캘린더 관리
• 고객, 클라이언트 및 기타 방문자 맞이하기
• 방문자를 체크인하고 목적지까지 안내 또는 에스코트하기
• 방문자의 도착 또는 취소를 다른 직원에게 알리기
• 조직의 데이터베이스에 고객 정보 입력
• 종이 또는 전자 문서 복사, 보관 및 관리
• 수신 및 발신 서신 처리

접수 담당자는 조직에서 고객이나 의뢰인과 가장 먼저 접촉하는 직원인 경우가 많습니다. 이들은 조직에 대한 좋은 첫인상을 만들어야 할 책임이 있습니다.

접수 담당자의 구체적인 책임은 고용주마다 다릅니다. 예를 들어 병원과 의사 사무실의 접수원은 환자의 개인 정보를 수집하고 환자를 대기실로 안내할 수 있습니다. 일부는 청구 및 보험금 지급을 처리하기도 합니다.

대기업이나 관공서에서 안내원은 보안 업무를 담당할 수 있습니다. 예를 들어, 안내원은 방문자 패스를 발급하고 방문객을 목적지까지 안내하여 조직에 대한 출입을 통제할 수 있습니다.

접수 담당자는 전화, 컴퓨터, 세단기 및 프린터와 같은 기타 사무 기기를 사용합니다.

의사소통 능력. 접수 담당자는 정보를 제공하고 고객과 소통할 때 명확한 말과 글을 사용해야 합니다.

컴퓨터 기술. 접수 담당자는 컴퓨터 사용에 능숙해야 합니다.

고객 서비스 기술. 접수 담당자는 조직을 대표하므로 고객과 대중에게 정중하고 전문적이며 도움을 줄 수 있어야 합니다.

무결성. 접수 담당자는 특히 의료 및 법률 사무소에서 기밀 데이터를 취급할 수 있습니다. 접수원은 신뢰할 수 있어야 하며 고객의 개인정보를 보호해야 합니다.

대인관계 기술. 접수 담당자는 다양한 유형의 상황에 처한 사람들과 편안하게 소통할 수 있어야 합니다.

정리 능력. 접수 담당자는 메시지를 받고, 약속을 예약하고, 직원 파일을 관리합니다. 다양한 업무를 관리하기 위해서는 뛰어난 정리 능력이 필요합니다.

• 의료 및 사회 지원    
• 전문, 과학 및 기술 서비스    
• 개인 관리 서비스    
• 관리 및 지원 서비스    
• 종교, 보조금, 시민, 전문 및 이와 유사한 조직