사무실 관리자

근무 일정

• 오피스 매니저는 보통 정상 업무 시간 동안 실내에서 풀타임으로 근무합니다. 

일반적인 의무

• 일반 및 조직 관리 업무 관리 및 조정
• 필요에 따라 사무실 서신 초안 작성, 전송, 수신 및 회신하기
• 수신 및 발신 메일과 배달 처리하기
• 수신 전화 관리/라우팅 또는 접수 담당자의 통화 처리 지원
• 소모품 재고를 추적하고 필요할 때 재주문/재입고하기
• 데이터베이스를 사용하여 데이터를 입력 및 검색하고 보고서를 실행하세요.
• IT 조달 프로세스 감독
• 물리적 및 디지털 기록 관리 파일 시스템 생성, 민감한 정보의 적절한 보호 보장 
• 일정 관리, 여행 및 숙박 예약, 비용 환급 신청 등을 지원합니다. 
• 사무실 예산 관리, 비용 추적 및 예측, 신용카드 구매 내역 확인 및 월별 청구서 조정 
• 회의를 위한 회의실을 예약하고 준비합니다. 장비(스피커폰, 마이크, 노트북, 프로젝터, 프레젠테이션 포인터, 기타 IT 또는 시청각 장비 등)를 테스트하고 사용할 준비가 되었는지 확인합니다. 
• 충분한 케이터링 주문, 주차 허가증 발송, 외부 참석자에게 길 안내 등 조직 행사 계획을 지원합니다. 
• 공급업체 및 서비스 제공업체와 계약을 체결하고, 송장의 정확성을 검토합니다. 
• 시설 유지보수 작업 및 지상 관리 감독, 직장 내 안전 정책 배포 및 준수 여부 확인
• 화재 및 비상 대응 계획과 같은 사무실 물리적 안전 및 보안 절차 시행

추가 책임

• 일반 및 특정 사무실 정책과 프로세스를 작성하고 수정합니다.
• 신규 직원 모집, 면접, 채용 지원
• 해당 직원 감독, 교육 및 피드백 제공 
• 일정 수립, 유급 휴가 승인, 대인 관계 분쟁 해결 
• 직원의 고민을 듣고 해결책을 찾도록 지원하세요. 
• 필요에 따라 직원의 산재 보상 청구 지원

소프트 스킬

• 정밀 
• 적응성
• 세부 사항에주의
• 의사소통 기술 
• 기밀 유지
• 고객 서비스 
• 디테일 지향
• 독립의 
• 이니셔티브
• 리더십 및 감독 기술
• 조직적 
• 멀티태스킹
• 모니터링
• 조직
• 끈기
• 문제 해결
• 신뢰성 
• 예약
• 건전한 판단과 의사 결정
• 시간 관리 

기술 능력

• 예산 및 재무 추적 
• 시설 관리 원칙
• 일반 화재 안전 및 비상 대응 
• 인적 자원 관리 
• 재고 관리
• IT 조달
• 사무실 관리 절차에 대한 지식
• 사무용 소프트웨어 및 장비(예: 컴퓨터, 프린터/스캐너/복사기, 다회선 전화기, 시청각 장비, 프레젠테이션 장비)에 대한 숙련도가 있어야 합니다. 
• 기록 관리

• 건설 및 엔지니어링 회사
• 컨벤션 센터
• 기업
• 교육 기관
• 금융 기관
• 정부 기관
• 호텔
• 로펌
• 미디어 및 퍼블리싱 회사
• 의료 시설 
• 비영리 단체
• 민간 기업
• 부동산 중개업자
• 레크리에이션 시설
• 종교 단체
• 연구 기관
• 소매점
• 소규모 기업 및 스타트업
• 운송 및 유틸리티 회사

시기적절한 이메일부터 잘 조율된 회의까지 효율적으로 운영되는 사무실을 상상해 보세요. 그 중심에는 관리에서 IT에 이르기까지 다양한 역할을 수행하는 핵심인 오피스 매니저가 있습니다! 오피스 매니저는 많은 스트레스를 받는 직업이지만, 항상 그에 상응하는 인정을 받는 것은 아닙니다. 

오피스 매니저는 프로세스와 업무를 안내하고, 다양한 팀을 관리하고, 일을 하나로 모으는 역할을 수행해야 하지만, 자신의 역할이 얼마나 중요한지 깨닫지 못하는 경우가 많습니다! 

그들은 많은 준비 시간 없이도 새로운 도전에 유연하게 대처할 수 있어야 합니다. 일이 계획대로 진행되지 않으면 야근을 하거나 주말에 출근하여 프로세스나 프로젝트를 정상화해야 하는 것은 오피스 매니저의 몫일 수 있습니다!

진화하는 오피스 관리의 세계에서 최신 정보를 파악하는 것은 매우 중요합니다! 현재 미국 노동력의 상당수가 재택근무를 하고 있는 상황에서 원격 근무 관리는 주요 트렌드입니다. 사무실 관리자는 원격 근무 팀을 감독하고 직원들이 동기를 부여받으며 업무를 수행할 수 있도록 하기 위해 적응해 왔습니다. 

AI 및 기타 자동화 도구는 수많은 업무 처리 방식을 혁신하고 있으며, 오피스 관리자는 이러한 새로운 업무 방식을 배우고, 구현하고, 다른 사람들을 교육하느라 바쁘게 움직이고 있습니다. 

한편, 모든 업계에서 지속 가능한 관행에 대한 강조가 높아지면서 오피스 관리자는 조직이 가능한 한 종이 없는 환경을 유지할 수 있도록 노력하고 있습니다. 이는 이 역동적인 커리어 분야에 영향을 미치는 트렌드 중 일부에 불과합니다! 

오피스 매니저는 멀티태스킹과 집중력 유지에 능한 고도로 조직화된 개인인 경향이 있습니다. 어릴 때부터 학교 활동을 통해 또는 가정에서 책임감과 집안일을 부여받아 이러한 기술을 개발할 수 있습니다. 일반적으로 리더십과 관리 능력이 뛰어나며, 예를 들어 팀 스포츠와 같은 과외 활동을 통해 발전할 수 있습니다!