행정 보조원/사무

비서 및 행정 보조원은 일반적으로 다음을 수행합니다.

• 전화 받기, 메시지 받기 또는 전화 전송
• 약속 예약 및 이벤트 일정 업데이트
• 직원 회의 주선
• 수신 및 발신 메일과 팩스 처리
• 메모, 송장 또는 보고서 준비
• 문서 편집
• 데이터베이스 및 파일 시스템 유지 관리
• 기본 부기 수행

비서와 행정 보조원은 조직이 효율적으로 운영되도록 도와줍니다. 그들은 컴퓨터 소프트웨어를 사용하여 스프레드 시트를 만듭니다. 데이터베이스 관리; 프레젠테이션, 보고서 및 문서를 준비합니다. 또한 공급업체와 협상하고, 소모품을 구입하고, 창고 또는 기업 도서관을 관리할 수 있습니다. 비서 및 행정 보조원도 화상 회의 및 기타 사무 장비를 사용합니다. 구체적인 직무는 경험, 직책 및 전문 분야에 따라 다릅니다.

다음은 비서 및 행정 보조원 유형의 예입니다. 

임원 비서 및 행정 보조원은 사무실과 조직의 최고 경영진에게 높은 수준의 지원을 제공합니다. 그들은 종종 들어오는 문서 검토, 연구 수행 및 보고서 준비와 같은 복잡한 책임을 처리합니다. 일부는 또한 사무 직원을 감독합니다.

법률 비서 및 행정 보조원은 법률 용어 및 절차에 대한 지식이 있어야합니다. 그들은 변호사 또는 법률 보조원의 감독하에 소환장, 불만 사항, 동의서, 소환장 및 기타 법적 문서를 준비합니다. 또한 법률 저널을 검토하고 법률 연구를 돕습니다(예: 법률 브리핑의 인용문 및 인용 확인).

의료 비서 및 행정 보조원은 받아쓰기를 기록하고 의사 또는 의료 과학자를 위한 보고서 또는 기사를 준비합니다. 그들은 또한 환자의 간단한 병력을 취하거나 환자가 입원하도록 주선하거나 보험료를 처리합니다. 의료 비서 및 행정 보조원은 의학 용어 및 코드, 의료 기록, 병원 또는 실험실 절차에 익숙해야 합니다.

법률, 의료 및 임원을 제외한 비서 및 행정 보조원은 비서 및 행정 보조원의 가장 큰 하위 범주를 형성합니다. 그들은 학교, 정부 및 민간 기업을 포함한 경제의 거의 모든 부문에서 사무실에 대한 행정 활동을 처리합니다. 예를 들어, 학교의 비서는 종종 학부모, 학생, 지역 사회, 교사 및 학교 관리자 간의 의사 소통의 대부분을 담당합니다. 그들은 약속을 잡고, 방문객을 받고, 학생 기록을 추적합니다.

의사 결정 기술. 비서와 행정 보조원은 종종 업무의 우선 순위를 정하고 고용주를 대신하여 결정을 내리므로 올바른 판단이 필수적입니다.

대인 관계 기술. 비서 및 행정 보조원은 고객, 고객 또는 직원과 상호 작용합니다. 그들은 다른 사람들과 상호 작용할 때 효과적으로 의사 소통하고 예의 바르게 행동해야 합니다.

조직 기술. 비서와 행정 보조원은 사무실이 효율적으로 운영되도록 파일, 폴더 및 일정을 순서대로 유지합니다.

작문 능력. 비서 및 행정 보조원은 관리자, 직원 및 고객과 의사 소통 할 때 메모와 이메일을 작성합니다. 따라서 문법이 좋고 정확성을 보장하며 전문적인 어조를 유지해야합니다.

• 법률, 의료 및 행정 보조를 제외한 비서 및 행정 보조원    
• 의료 비서 및 행정 보조    
• 사무총장 및 행정 보조원    
• 법률 비서 및 행정 보조